In unserer Serie “Hochzeit planen im Überblick” geben wir Dir einen chronologischen Überblick über die Hochzeitsplanung mit den wichtigsten Tipps und Tricks an die Hand. So sparst Du Zeit und weißt, wo Du in der Hochzeitsplanung anfangen solltest.

Was möchtest Du essen?

Das Catering gehört zu den wichtigsten Dienstleistungen Deiner Hochzeit. Sofern Du von der Location an einen bestimmten Caterer gebunden bist bzw. die Bewirtung durch die Location selbst erfolgt, ist eine weitergehende Recherche nicht erforderlich.

Gleichwohl ist es wichtig, dass Du bereits im Voraus weißt, wie das Catering Deiner Hochzeit gestaltet werden soll. Bevorzugst Du ein Buffet oder ein Menü? Bist Du eher Fan von schlichter hausmännischer Kost, von noblen und extravaganten Speisen oder bevorzugst Du sogar ein ungezwungenes BBQ mit Live Cooking am Smoker?

Erst wenn Du den favorisierten Stil bestimmt hast, kannst Du diesen ggü. der Location kommunizieren oder einen passenden Caterer finden. Denn nicht jeder Caterer beherrscht alle Stile gleich gut. Wie überall gibt es auch hier Schwerpunkte, in denen bestimmte Dienstleister ggü. anderen besser aufgestellt sind.

Häufig besteht das Menü einer Hochzeit auch aus unterschiedlichen Themen – so gibt es nicht selten neben klassischer Hausmannskost auch mediterrane und internationale Gerichte. Es gibt Caterer, die Dir eine Auswahl verschiedener Menüs anbieten. Es gibt aber auch Caterer, die die Kulinarik des Abends komplett an Dich und Deine Geschichte anpassen. So wird dann z.B. eine Pizza beim Hauptgang serviert, weil Du mit Deinem Partner beim ersten Dinner eben diese Pizza gegessen hast.

Mache Dir auf jeden Fall im Vorfeld Gedanken darüber, wie Du kulinarisch tickst und welche Gerichte es an Deiner Hochzeit geben soll.

Die Wahl des richtigen Caterers – die Kriterien

Nachfolgend haben wir Dir die wichtigsten Fragen zusammengefasst, die Du dem Caterer stellen solltet. Nutz die Frageliste, um gezielt herauszufinden, ob der Caterer Deine Anforderungen erfüllt:

• Über welche Referenzen verfügt der Caterer? Dabei kommt es nicht auf die Anzahl der Referenzen an, sondern darauf, dass die Referenzen auch Deine Wünsche abdecken. Arbeitet der Caterer z.B. überwiegend mit Luxushotels zusammen, könnte er für eine einfache deftige Hausmannskost vielleicht nicht der richtige Ansprechpartner sein.
• Welchen Eindruck macht das Unternehmen ganz allgemein?
• Ist die Webseite professionell oder wäre eine Modernisierung lange überfällig?
• Wie wirken die Ansprechpartner auf Dich im persönlichen Gespräch?
• Welche fachliche Ausbildung kann der Caterer vorweisen?
• Kann der Caterer die Wünsche an den Stil erfüllen? Ist er flexibel genug?
• Wie ist das Servicepersonal gekleidet?
• Gibt es besonderes Essen für die Kinder (z.B. Pommes, Nudeln)?
• Wird auf die besonderen Bedürfnisse einzelner Gäste (z.B. Allergiker) eingegangen?
• Stellt der Caterer im Vorgespräch die richtigen Fragen und fühlst Du Dich professionell betreut?
• Sind Geschirr, Besteck und ggf. Tischdecken inklusive?

Wie immer ist vor allem der persönliche Eindruck entscheidend. Nur wenn Du das Gefühl hast, dass sich der Caterer ernsthaft um Deine Bedürfnisse kümmert, solltest Du ihm die Bewirtung Deiner Gäste anvertrauen. Leider sind einige Caterer extrem auf Wirtschaftlichkeit getrimmt und kümmern sich nur zweitrangig um Deine Wünsche. Du erkennst dies in Vorgespräch schnell daran, wie proaktiv ein Caterer Fragen an Dich richtet. Stellt er wenige Fragen zu Beginn des Gesprächs und versucht Dich direkt für seine Vorschläge zu begeistern, ist er vermutlich der falsche Dienstleister. Denn wenn er sich nicht die Mühe gibt, herauszufinden, was Du wirklich möchtest, interessiert er sich im Zweifel auch nicht für Deine Wünsche und Vorstellungen.

Erkläre dem Caterer, welchen Stil Du bevorzugst und warte dann ab. Gute Caterer machen von sich aus entsprechende Menüvorschläge und sind gut vorbereitet. Ist ein Menüvorschlag gemeinsam abgestimmt, empfehlen wir unbedingt ein Probeessen zu vereinbaren und die Qualität der Darbietung selbst zu beurteilen.

Die Getränke

Getränke selbst organisieren

Ob die Location oder ein externen Caterer sich um die Getränke kümmert, ist erstmal von geringer Relevanz. In letzterem Fall bestünde häufig die Möglichkeit, sogar selbst die Getränke zu organisieren. Hier bleibt aber zu berücksichtigen, dass Du bei Eigenorganisation der Getränke häufig auch Servicepersonal und Gläser benötigst. Dies löst einen gewissen Mehraufwand aus. Der dadurch ausgelöste Mehraufwand kann die Ersparnis gegenüber einem Full-Service durch den Caterer kompensieren und mündet in deutlich höherem Organisationsaufwand.

Die Auswahl der Getränke

Die folgenden Getränken gehören regelmäßig zu einer Hochzeit dazu:

• Softdrinks (in allen gängigen Sorten)
• Biere & alkoholische Getränke in veranstaltungsüblichen Sorten
• Bei Spirituosen, Longdrinks & Co. hast Du die Wahl in welcher Menge Du diese zur Verfügung stellst; wir empfehlen, eine kleine Menge der gängigsten Sorten vorzuhalten, falls einige Gäste in diesen Genuss kommen möchten
• Kaffee und Tee sollten ebenfalls zur Verfügung stehen

Sofern die Getränkebereitstellung durch den Caterer übernommen wird, hat dieser i. d. R. ausreichende Mengen vor Ort. Du solltest aber darauf achten, dass genug Servicepersonal gestellt wird, um Deinen Gästen den einfachen Zugang zu den Getränken zu ermöglichen.

Die Kosten: Getränkepauschale ja oder nein?

Bei den Getränken haben sich in der Abrechnung 2 Modelle etabliert: die Abrechnung nach Verbrauch oder als Getränkepauschale. Oft gibt auch Mischformen, z.B. eine Getränkepauschale für 7 Stunden und anschließende Abrechnung nach Verbrauch.

Unsere Meinung zu Getränkepauschalen: In der Regel rechnen sich Getränkepauschalen für Dich nicht. Hochzeitsplaner und Caterer gehen bei Getränken häufig für einen Empfang von 2 Getränken pro Person pro Stunde aus, bei einem Dinner von 2-4 Gläsern pro Person und im Anschluss von 1-2 Getränken pro Stunde. Dies ist regelmäßig auch recht üppig kalkuliert, vor allem wenn man pro Gast einen Zeitraum von 8 Stunden einrechnet. Der sich danach ergebende Getränkeverbrauch ist bei Einzelabrechnung häufig günstiger als eine Pauschale.

Denn gerade die älteren Gäste verlassen häufig schon vor Mitternacht die Feier, auch Gäste mit einer weiten Anreise bleiben nicht bis ultimo. Trotzdem kalkulieren die Caterer natürlich für jeden Gast den gleichen langen Zeitraum und die gleiche Anzahl an Getränken. Du kannst davon ausgehen, dass ein Caterer sehr viel Erfahrung damit hat, wie viel eine Hochzeitsgesellschaft trinkt und wie hoch die Getränkepauschale sein muss. Er wird kaum bei der Bewirtung einen Verlust erwirtschaften wollen und daher genügend “Puffer” für sich kalkulieren.

Trotzdem bieten Getränkepauschalen den Vorteil, dass Du bereits im Vorfeld genau weißt, wie viel Du zu zahlen hast. Die bessere Kalkulierbarkeit ist für viele Brautpaare das entscheidende Argument für die Getränkepauschale. Es hängt aber auch stark von Deiner Gästeliste ab.

Wir empfehlen daher Folgendes: Besteht Deine Gästeliste überwiegend aus jungen und nur wenigen Menschen und ist die Getränkepauschale fair, dann entscheide Dich für dieses Abrechnungsmodell, denn Du kannst Dein Budget besser kalkulieren. Besteht die Gästeliste hingegen auch aus einigen älteren Gästen solltest Du Dich – sofern die einzelnen Getränkepreise angemessen sind – für die Einzelabrechnung entscheiden. In jedem Fall empfehlen wir, gemessen an dem Ablaufplan und der Gästeliste nach der oben aufgeführten Formel, den Getränkebedarf selbst einmal zu kalkulieren und dann die Wertdifferenz zwischen der Einzelabrechnung der voraussichtlichen Getränkeanzahl und der Pauschale zu ermitteln. Anhand dieser Kennzahl kannst Du dann entscheiden, welche Abrechungsmodalität Du bevorzuggt. Je kleiner die Differenz, desto eher würden wir für die Getränkepauschale plädieren.

Beliebtes Add-On: Die Hochzeitstorte

Die Hochzeitstorte ist das gängigste Add-On, wird jedoch inzwischen häufig auch von Candybars, Cupcakes oder leckeren Desserts ersetzt. Trotzdem möchten viele Brautpaare nicht auf die Hochzeitstorte verzichten, insbesondere aufgrund des traditionellen Anschneidens. Hochzeitstorten gibt es in unzählig vielen Variationen und dementsprechend variiert auch der Preis. Die folgenden Tipps hinsichtlich der Hochzeitstorte möchten wir nicht unerwähnt lassen:

• Übertreibe es nicht mit dem Catering. Wenn Du ein Menü mit Dessert hast und dann im Anschluss noch eine Hochzeitstorte serviert, benötigst Du keinen Candywagen. Aber ein Candywagen ist cool. Deshalb empfehlen wir, das traditionelle Dessert wegzulassen und stattdessen die Torte als Dessert zu servieren. Dadurch erschlägst Du Deine Gäste nicht mit einem übertriebenen Catering und sparst Geld. Dieses Geld kannst Du dann in eine Candybar investieren. Wem die Torte als Dessert nicht genügt, der kann sich dann an der Candybar reichlich bedienen. Doch er muss nicht. Und dadurch gibst Du Deinen Gästen mehr Auswahlmöglichkeit und überforderst sie nicht.
• Es hat sich teilweise der Trend der „Mitternachtstorte“ etabliert. Zum Glück sieht man diesen Brauch immer seltener, denn auch wir können Ihn keinesfalls empfehlen. Meistens startet vor Mitternacht das Brautpaar mit dem Eröffnungstanz und gibt damit den Gästen ein Signal zum Start der Party. Wenn Du nun um Mitternacht eine Torte mitten auf die Tanzfläche schiebst und diese ganz entspannt anschneidest und verteilst, ist die Party für mindestens 15 Minuten unterbrochen. Es ist dann sehr schwer für den DJ, die Party wieder in Gang zu bekommen, selbst wenn die Gäste nach einer Weile die Torte verzehrt haben. Hinzu kommt, dass dann gegen 0.30 Uhr die Gäste vor der Entscheidung stehen, die Feier zu verlassen, oder stattdessen noch eine Weile zu bleiben. Ist in diesem Moment die Party auf dem Tiefpunkt, entscheiden sich viele Gäste dafür, zu gehen. Daher betrachten wir die Mitternachtstorte als einen wesentlichen Stimmungskiller und empfehlen stattdessen, die Torte am Nachmittag zum Kaffee oder am Abend als Dessert zu servieren.
• Als Mitternachtssnack empfehlen wir stattdessen eine Kleinigkeit, z.B. Currywurst oder eine Käseplatte. Der Mitternachtssnack kann kurz angekündigt werden. Hungrige Gäste können im Anschluss sich bedienen, die Party wird jedoch nicht unterbrochen und geht weiter.