In unserer Serie “Hochzeit planen im Überblick” geben wir Dir einen chronologischen Überblick über die Hochzeitsplanung mit den wichtigsten Tipps und Tricks an die Hand. So sparst Du Zeit und weißt, wo Du in der Hochzeitsplanung anfangen solltest.

 

Wen möchtest Du einladen?

Da die Hochzeit Dein Event ist, steht es Dir frei, wen Du einladen möchtest. Es gibt insoweit keine starren Regeln und nur weil Du mit jemandem verwandt bist, heißt das nicht automatisch, dass Du ihn einladen musst, selbst wenn Du das nicht willst.

Wen Du einlädst, hängt letztlich auch von Deiner Persönlichkeit ab. Viele extrovertierte und redegewandte Brautpaare laden häufig neben der Familie und den besten Freunden auch den weiteren Bekanntenkreis, Nachbarn und Kollegen ein, wohingegen introvertiertere Brautpaare eine Feier im kleinen Rahmen bevorzugen. Auch das Budget spielt eine entscheidende Rolle. Hast Du ein geringeres Budget, solltest Du noch mehr darauf achten, wirklich die richtigen Personen zu Deinem großen Tag einzuladen.

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Die Erstellung der Gästeliste

Wir haben Dir in unserem kostenlosen Vorlagenpaket auch eine digitale Gästeliste beigefügt, die Du für Deine Hochzeitsplanung nutzen kannst. Die Gästeliste ist wie folgt aufgebaut:

Vorname, Nachname & Anschrift

Bei Familien schreiben wir immer nur eine Person auf und erfassen die Begleitungen in den folgenden Spalten.

Anzahl der eingeladenen Personen inkl. Kleinkindern

Hier geht es darum, dass wir am Ende eine Summe ziehen und abgleichen können, wie viele Personen wir eingeladen haben.

Anzahl der Kleinkinder

Die Anzahl der Kleinkinder ist in der Anzahl der eingeladenen Personen enthalten und dient dazu, einen Bedarf hinsichtlich der Kinderbetreuung zu ermitteln bzw. abschätzen zu können, welche Gäste vermutlich etwas früher die Party verlassen werden, weil die Kinder ins Bett gebracht werden müssen.

A/B-Liste

Die Kategorisierung in A/B-Listen macht Sinn, wenn Dir nach dem ersten Brainstorming mehr  potentielle Gäste einfallen, als Du einladen kannst oder möchtest. Unter A werden alle Gäste erfasst, die auf jeden Fall geladen werden sollen. Das Kontingent wird so lange gefüllt, bis die maximale Gästezahl erreicht ist. Im Anschluss werden Personen, die nicht ganz so zwingend an der Hochzeit teilnehmen müssen (z.B. gute Arbeitskollegen) in der B-Liste erfasst. Diese Personen werden erst dann geladen, wenn Personen der A-Liste nicht erscheinen können (Du musst mit rund 5-10 % an Absagen rechnen). Dadurch kannst Du z.B. den Nachbarn (B-Liste) laden, wenn ein anderer „näherer“ Gast (A-Liste) abspringt.

Die Methode funktioniert jedoch nur, wenn Du genug Vorlauf bei den Einladungskarten einplanst, sodass selbst der 2. Lauf der Eintrittskarten für die B-Liste noch früh genug wäre. Eine weitere Möglichkeit ist es, Gäste der B-Liste statt zur großen Hochzeitsfeier nur zum Polterabend einzuladen. Denn der Polterabend eignet sich bestens dazu, auch Bekannte und Arbeitskollegen in die Hochzeit einzubeziehen, ohne diese gleich zur offiziellen Feier einzuladen.

Zusage?

In dieser Spalte erfassen wir die Zusagen und Absagen der Gäste mit „Ja“ oder „Nein“.

Anzahl anwesende Personen Trauung/Empfang & Anzahl anwesende Personen Feier

Grundsätzlich trägst Du in beiden Spalten die Zahl der zugesagten Gäste ein. Diese beiden Zahlen entsprechen sich regelmäßig. Gelegentlich kommt es aber vor, dass Brautpaare Trauung und Empfang in einem kleineren Familienkreis am Nachmittag feiern, zur Party jedoch auch Nachbarn und Kollegen einladen möchten. In diesen Fällen lässt sich durch die Unterscheidung der Spalten die genaue Gästeanzahl für jeden Tagesordnungspunkt separat bestimmen.

Tischnummern

Sofern es eine feste Tischordnung gibt, tragen wir in die Gästeliste schon die Tischnummer ein, um am Tag der Hochzeit einen guten Überblick zu
erhalten. Diese Spalte wird regelmäßig erst im Laufe der Planung gefüllt werden, wenn wir uns mit Papeterie und Tischanordnung beschäftigt haben.

Hotel benötigt?

In diese Spalte trägst Du ein, ob ein Gast ein Hotel benötigt oder nicht. Die dazugehörige Antwort finden wir in der Rückantwortkarte zu den Einladungen.

Hotel: Wie viele Zimmer?

Hier trägst Du ein, welche Art von Zimmer (z.B. Einzelzimmer, Doppelzimmer) und welche Anzahl dieser Zimmer benötigt werden.

Hotel: Auftragsnummer und Buchungsbestätigung

Wenn Du die Hotelzimmer der Gäste buchst, kannst Du hier für jeden Gast die Auftragsnummer der Buchungsbestätigung hinterlegen. Die dazugehörigen Buchungsbestätigungen versendest Du rund eine Woche vor der Hochzeit an den jeweiligen Gast, damit dieser weiß, wann er wo einzuchecken hat.

Empfangene Geschenke

Diese Spalte nutzen wir im Nachgang zur Hochzeit, um die erhaltenen Geschenke zu erfassen und ein persönliches Dankeschön auf den Danksagungen für jeden Gast zu notieren.

Besonderheiten

Unter Besonderheiten erfassen wir besondere Essgewohnheiten der Gäste oder sonstige Besonderheiten.

Die Rückantwortkarte

Die Einladungskarten enthalten i.d.R. eine Rückantwortkarte, über die die Gäste Dir zusagen können. Wir integrieren auf jeder Rückantwortkarte die Fragen:

• Wird ein Hotelzimmer benötigt?
• Wie viele Zimmer werden benötigt?
• Besondere Essgewohnheiten

Auf diese Art und Weise erhalten wir bereits 3-4 Monate vor der Hochzeit (dies ist der Zeitraum, zu dem die Rückantwortkarten Dir vorliegen, wenn wir die Einladungen 6 Monate vor der Hochzeit versenden) alle wichtigen Informationen und bieten den Gästen bereits einen großen Service, da sie uns nicht von sich aus auf diese Themen ansprechen müssen.

Die Hotelzimmer reservierst bzw. buchst Du dann, sobald Dir die jeweiligen Rückantwortkarten vorliegen. Die Informationen bezüglich der besonderen Essgewohnheiten gibst Du zu diesem Zeitpunkt dann auch an den Caterer weiter.