In unserer Serie “Hochzeit planen im Überblick” geben wir Dir einen chronologischen Überblick über die Hochzeitsplanung mit den wichtigsten Tipps und Tricks an die Hand. So sparst Du Zeit und weißt, wo Du in der Hochzeitsplanung anfangen solltest.

Die Locationrecherche

Die Location gehört zu den wichtigsten Dienstleistern Deiner Hochzeit. Vor allem ist die Location auch in der zeitlichen Abfolge einer Hochzeitsplanung der erste große Planungspunkt. Nachdem Du Dein Konzept erstellt hast, kannst Du anhand der Vorgaben (Stil, Budget, geschätzte Gästeanzahl) auf die Suche gehen. Hierfür empfiehlt es sich, im Internet und lokalen Hochzeitsforen zu recherchieren.

Die Preise von Locations variieren sehr stark. Hotels & Restaurants nehmen oftmals keine oder eine nur geringe Miete, sofern das Catering aus eigenem Hause bezogen wird, wohingegen eigens eingerichtete Hochzeitslocations, Landgüter und Schlösser häufig mit Mietpreisen ab 2.000 € und mehr auffahren. Wie bei allem in der Hochzeitsplanung kommt es genau darauf an, was Du möchtest und wie viel Geld Du bereit bist auszugeben.

Wir empfehlen Dir, alle im Internet interessant klingenden Locations abzuspeichern und per E-Mail anzufragen. Lass Dir hierbei auf jeden Fall die Bankettmappe schicken, denn dort sind häufig alle wichtigen Informationen enthalten. Zusätzlich kannst Du bei Deiner ersten E-Mail-Anfrage auch schon die folgenden Fragen stellen:

• Für wie viele Personen ist die Location ausgelegt?
• Ist die Location zum gewünschten Termin noch frei?
• Wie hoch ist die Saalmiete? Welche Leistungen sind in der Miete enthalten? (Tische, Stühle, Hussen etc.)
• Ist die Location behinderten-/altengerecht?

Vermutlich kommen nach dieser ersten Anfragerunde ohnehin nur noch eine Hand voll Locations für Dich in Betracht. Mit diesen Locations kannst Du dann Besichtigungstermine vereinbaren.

Die Locationbesichtigung

Tipp: Alle Besichtigungen zeitlich nah beieinander

Bei den Locationbesichtigungen wird es spannend; alle Locations, die in die engere Auswahl gelangen, werden besichtigt und auf Herz und Nieren überprüft. Idealerweise legst Du Dir alle Besichtigungstermine auf einen oder zwei Tage (z.B. einen Samstag) und fährst überall hin. So sparst Du nicht nur Zeit, sondern hast auch noch den direkten Vergleich.

Fragen für das Vorgespräch mit der Location

Bei der Besichtigung wirst Du in der Regel von einem Ansprechpartner durch die Location geführt. Die Besichtigung ist damit gleichzeitig auch das Vorgespräch. In unseren Herzenswunsch Planungsvorlagen haben wir für diese Gespräche extra Fragebögen, damit Du auch nichts vergisst – die wichtigsten Fragen aus diesen Fragebögen lauten:

• Gibt es eine Tanzfläche?
• Finden noch weitere Hochzeiten in der Location statt?
• Muss eine Kaution/Anzahlung geleistet werden? Wenn ja, bis wann?
• Bei Feiern im Restaurant: Ist eine geschlossene Gesellschaft möglich?
• Wie lange kann gefeiert werden?
• Gibt es Lautstärkebeschränkungen?
• Gibt es eine Cateringbindung?
• Sind zur Zeit der Feier Renovierungen oder Bauarbeiten geplant?
• Fallen extra Gebühren für Nebenkosten an? (z.B. Mitternachtszuschlag, Reinigung, Wasser, Strom)
• Bis wann kann der Termin kostenfrei reserviert werden?
• Welche Übernachtungsmöglichkeiten für die Gäste sind im Umkreis empfehlenswert?

Der persönliche Eindruck

Genauso wichtig wie die richtigen Fragen ist auch der persönliche Eindruck. Ist der Ansprechpartner nett, freundlich, gepflegt und zuverlässig? Erscheint der Ansprechpartner unentschuldigt zu spät zum Termin oder wirkt unseriös, sollte die Location schnell von der Liste gestrichen werden. Wer sich bei einem persönlichen Vorgespräch schon nicht professionell verhält, wird dies bei der tatsächlichen Feier auch nicht tun.

Entsprechen persönlicher Eindruck, Antworten auf die Frageliste und die Rezensionen der Location Deinen Erwartungen, spricht nichts gegen eine Buchung. Generell sollte die Location frühstmöglich gebucht werden. Mittlerweile sind Vorlaufzeiten von 18 bis 24 Monat bei beliebten und zuverlässigen Locations nicht ungewöhnlich. Plane daher genug Vorlaufzeit ein und buche die Location frühstmöglich.

Die vertraglichen Details

Im Anschluss an die Besichtigung erhältst Du den Mietvertrag für die Location. Folgende Dinge solltest Du hierbei besonders beachten:

• Lese ihn aufmerksam durch und achte auf jede einzelne Abweichung zu den persönlich besprochenen Fragen. Unterschreibe den Vertrag nur, wenn alle dort genannten Angaben den besprochenen Details entsprechen.
• Achte auch auf Deine Pflichten; gelegentlich besteht die Pflicht des Mieters, eine Veranstaltungshaftpflicht abzuschließen, um Schäden durch die Gäste abzusichern (Kostenpunkt ca. 100 EUR). Aber auch Zahlungspflichten, wie z.B. Höhe und Fälligkeit von Anzahlungen und Kautionen sind relevant.
• Achte darauf, dass die Location hinreichende Verpflichtungen mit dem Vertrag eingeht. Insbesondere eine Ersatzpflicht im Schadensfall (z.B. wenn die Location eine Woche vor Deiner Hochzeit unbenutzbar wird oder aufgrund von Reparaturarbeiten keine Feier dort ausgeübt werden kann) muss bestehen.